database Northwind
Il modo migliore per spiegarlo è attraverso un esempio: Una rubrica telefonica
| Nome | Indirizzo | Città | CAP | PR | Tel |
| Centro Internazionale Reiki | Via Lonate 6 | Turbigo | 20029 | MI | 0331891111 |
| Ritorante San Pietro | Via Alzaia Naviglio Grande 18 | Robecchetto con Induno | 20020 | MI | 0331875402 |
| Silvio Crispiatico | Via Lonate 6 | Turbigo | 20029 | MI | 0331891111 |
Rubrica
Un database quindi non è altro che una raccolta di dati. Tutti i i dati sono ordinati alfabeticamente.
| Campo | Si intende "nome", "indirizzo", "città", "CAP", "PR", "Tel" |
| Record | Ogni utente nella rubrica |
Nella progettazione di un database si parte dalla definizione dei Campi che fanno parte del database. Ogni utente che verrà aggiunto al database ne modificherà la dimensione, ma non la struttura.
Un database quindi è formato da una tabella. Nell'esempio precedente si può notare che ci sono dei dati ripetuti. Le informazioni Città, CAP e PR sono strettamente collegate. Quindi si potrebbe creare una tabella città:
| NumeroCIttà | Città | CAP | PR |
| 1 | Robecchetto con Induno | 20020 | MI |
| 2 | Turbigo | 20029 | MI |
e la tabella Rubrica diventerebbe
| Nome | Indirizzo | NumeroCIttà | Tel |
| Centro Internazionale Reiki | Via Lonate 6 | 2 | 0331891111 |
| Ritorante San Pietro | Via Alzaia Naviglio Grande 18 | 1 | 0331875402 |
| Silvio Crispiatico | Via Lonate 6 | 2 | 0331891111 |
Rubrica
Vantaggi di questa tecnica:
In termini informatici tutto questo si dice normalizzare il database : Ogni dato compare una sola volta.
Acces consente lavorare a un database database in tre modi
Il primo modo è utile per vedere tutte le possibilità offerte da un database. E' possibile in questo modo prendere spunti per il proprio progetto. Il secondo modo è utile se non si ha molto tempo e se il modello scelto è molto vicino al database che si vuole creare.
Prenderemo in considerazione il terzo modo per avere una completa gestione del database.
Contengono tutti i dati del database. Sono strutturate in righe e colonne come i fogli Excel. Esistono due modi per operare sulle tabelle:
Apri: In questo caso si vedono i dati contenuti nella tabella. E' possibile aggiundere dei valori o righe e modificare i dati.
Struttura: Per ogni campo è possibile deinire il tipo di dati che contiene ed eventualmente delle regole per l'immissione dei dati. Può essere comodo aggiungere una descrizione che spiega più chiaramente il significato del campo.
Facilitano l'inserimento dei dati in una o in più tabelle. Consentono di inserire dei controlli o addirittura di visualizzare dei risultati ottenduti lavorando sui dti
Consentono di stampare i dati presenti database secondo una certa struttura.
Sono interrogazioni che permettono di estrarre dei dati dal database socondo vari criteri. Le più utilizzate sono le query di selezione che estraggono solo alcuni dati eventualmente messi in relazione con altre tabelle.
Una volta attivato Access, si sceglie di creare un database vuoto. A questo punto bisogna indicare dove salvare il database e che nome avrà. Questo perchè Access provvede, a differenza di altri programmi, a salvare automaticamente le modifiche.
Dal menù Tabelle si sceglie Crea una tabella in visualizzazione struttura.
Ora bisogna inserire i seguenti elementi:
| Campo | descrizione |
| Testo | Caratteri alfanumerici (nomi, indirizzi, cap, ...), max 255 |
| Memo | Testo molto lungo con caratteri alfanumerici, max 65.535 |
| Numerico | numeri su cui devono essere eseguiti calcoli |
| Data e ora | date e orari compresi tra 100 e 9999 |
| Valuta | Utile per Euro e altre monete. Precisione 15 cifre + 4 dopo la virgola |
| Contatore | Numero progressivo univoco gestito da Access |
| Sì/No | Valori Sì / No oppure Vero / Falso |
| Oggetto OLE | Oggetto, Immagine collegato o incorporato in una tabella Access |
| Collegamento Ipertestuale |
Collegamento a indirizzi URL |
| Ricerca Guidata |
consente la grazione di un elenco deve è possibile selezionare un valore per ogni record. |
Vediamo ora le proprietà più importanti descritte nella scheda Generale
| Generale | nome |
| Dimensione Campo |
Lunghezza massima di un campo di testo o numerico. Limita la dimensione del database |
| Formato | Indica l'aspetto dei dati |
| Etichetta | Nome visualizzato come titolo della colonna. Utile perchè il nome del campo normalmente non ha spazi bianchi e soprattutto per la creazione delle maschere e dei report |
| Valore predefinito | Valore inserito automaticamente ogni volta che viene creato un nuovo record |
| Posizioni decimali | Indica per i campi numerici e valuta il numero di cifre decimali |
| Richiesto | Se impostato su Sì obbligherà l'utente a inserire sempre un valore nel campo |
Se vogliamo creare una tabella che descriva degli articoli possiamo avere i seguenti campi
| Generale | nome |
| CodiceArticolo | Testo 10 caratteri |
| Articolo | Testo 10 caratteri |
| Descrizione | Testo 20 caratteri |
| Prezzo | Valuta in Euro con 2 cifre decimali |
NOTA: Nell'inserire i dati di un campo
Data occorre fare attenzione che Access non riconosce 1/1/02 come
1 gennaio 0002! Per evitare spiacevoli sorprese occorre inserire 01/01/2002
Ogni tabella deve contenere un campo che consenta di identificare ogni dato in un modo univoco. Questo campo viene definito chiave primaria. Nell'esempio non possono esistere due o più articoli che hanno lo stesso CodiceArticolo. Si imposterà questo campo come Chiave primaria.
Chiave Primaria A questo punto sulla sinistra del campo compare una piccola chiave
CONVENZIONI
Per rendere maggiormente leggibili le informazioni presenti nel database si preferisce aggiungere ID prima del nome di ogni campo chiave. Quindi CodiceArticolo diventerà IDCodiceArticolo.
A questo punto si può salvare la tabella dandogli il nome Articoli.
Prima di passare all'inserimento dei dati conviene verificare che la tabella soddisfi il nostro progetto. Apportare delle modifiche a una tabella con dati inseriti può portare spiacevoli conseguenze:
Conviene sempre lavorare in visualizzazione struttura. Per lavorare con una
tabella chiusa basta farvi click sopra e utilizzare il bottone 
.
Per inserire un campo nuovo si può proseguire dopo l'ultimo campo presente in tabella. Se il nuovo campo deve essere inserito sopra a uno esistente basta fare:
Per eliminare un campo basta fare:
Una volta creata la struttura della tabella è possibile inserire i dati attraverso la visualizzazione Foglio dati.
Durante l'inserimento dei dati Access inserisce automaticamente le righe nuove. Per spostarsi da un campo all'altro è molto comodo utilizzare il tasto TAB.
Se il campo chiave è di tipo contatore, verrà incrementato automaticamente.
Durante la visualizzazione sono presenti i seguenti indicatori:
indica il record corrente
nuovo
record (riga)
bottoni per spostarsi velocemente tra i record. La seguente tabella mostra i tasti a scelta rapida comodi per l'inserimento dei dati:
| Tasto | Significato |
| CTRL + ' | Copia nel campo il contenuto del campo che si trova immediatamente sopra |
| TAB | Campo successivo |
| MAIUSC + TAB | Campo precedente |
| HOME | Primo campo record corrente |
| FINE | Ultimo campo record corrente |
| CTRL + HOME | Primo campo del primo record |
| CTRL + FINE | Ultimo campo dell'ultimo record |
| CTRL + A | Seleziona tutta la tabella |
| F2 | Seleziona il contenuto di un campo |
| Maiusc + F2 | Zoom: visualizza l'inero contenuto del campo in una finestra |
Ogni nuovo record od ogni modifica viene atuomaticamente salvata da Access
I record eliminati non possono essere recupertati con il tasto annulla (o CTRL + Z)
Utilizzando il pulsante 
si
attiva lo strumento Trova. E' possibile così attivare la ricerca di un testo
all'interno della tabella ed eventualmente sostituirlo.
Quando il numero dei dati cresce non è semplice individuare i dati che interessano. Per ordinare i dati basta fare:
E' possibile selezionare contemporaneamente più campi. L'ordinamento verrà eseguito prima sul campo di sinistra e successivamente sugli altri.
Un filtro consente di visualizzare determinati record in base a un criterio. I filtri sono di due tipi:
E' molto semplice e consiste nell'indicare valore del campo che determina il filtro. I passi sono i seguenti:
E' possibile selezionare un ulteriore dato e riapplicare il filtro. Quindi i dati visualizzati risponderanno a più criteri.
Basta premere il tasto 
e i
dati nascosti riappariranno.
Questo filtro consente di filtrare più colone contemporanteamente, inserire espressioni logiche e specificare alternative
Quando si attiva il filtro in base a maschera compare un foglio dati vuoto contenente tutte le colonne della tabella. In ogni colonna compare una freccia che indica la possibilità di utilizzare un elenco di tutti i valori presenti nel campo. Per ricercare tutti gli articoli con prezzo minore o uguale a € 2,50 bisognerà inserire il testo <=2,50 nel campo Prezzo.
Gli operatori di controllo che si possono utilizzare sono i seguenti
| Operatore | Significato |
| < | minore |
| > | maggiore |
| <= | minore o uguale |
| >= | maggiore o uguale |
| <> | diverso |
| = | uguale |
| AND | entrambe le condizioni devono essere vere |
| OR | almento una condizione deve essere vera |
| NOT | nega la condizione |
| BETWEEN x AND y | Tra il valore x e il voalore y compresi |
Per filtrare date dell'intero anno 2002 si scriverà:
oppure
Inserire i dati direttamente in tabella non è agevole. Questa operazione normalmente viene svolta utilizzando le maschere. I vantaggi offerti dalle maschere sono:
Le possibilità offerte per creare le maschere sono le seguenti:
I passi sono i seguenti:
si
seleziona Maschera Standard.
La maschera viene creata immediatamente.
Questa mascherà peò non consente di nascondere alcuni campi e visualizza i record uno ad uno.
Consente di creare la maschera in base a una serie di passaggi.
Nel menù Maschere selezionare Crea una maschera mediante una creazione guidata, e seguire i passaggi:
sposta un solo campo mentre il bottone 
li
sposta tutti. Proseguire con Avanti.
posizionato nella zona grigia tra un nome di un campo e l'altro è possibile,
trascinando, modificare la dimensione del campo. Un doppio click adatta
nella maniera ottimale la dimensione della colonna.
NOTE. La creazione guidata di una maschera non è perfetta. Nell'esempio la visualizzazione tabulare non consente di vedere chiaramente il codice. Una volta creata la maschera bisognerà intervenire modificando la struttura.
Con questa modalità è possibile modificare tutti i parametri della maschera: formattazione carattere, allineamento dei campi, ecc.
Gli elementi che costituisco una maschera sono
Per inserire elementi nell'intestazione nel piè di pagina occorre trascinare
in giù il bordo con il cursore 
Gli elementi di una maschera vengono definiti controlli.
|
Se si fa click solo sul nome del campo si
modificherà solo l'etichetta.  |
Se si fa click sulla parte valore, si
modifichera tutto il controllo  |
Quando compare il cursore 
significa che si può spostare il controllo.
|
|
Utilizzare i quadratini neri che appaiono sulla cornice del controllo.
Utilizzare la barra degli strumenti formattazione
Alcuni comandi sono quelli classici di Word. Vediamoli comunque:
| Bottone | Significato |
 |
Oggetto selezionato o da selezionare |
 |
Seleziona il tipo di carattere |
 |
Modifica la dimensione del carattere |
 |
Applica lo stile grassetto |
 |
Applica lo stile corsivo |
 |
Applica lo stile sottolineato |
 |
Allinea il testo a sinistra |
 |
Allinea il testo al centro |
 |
Allinea il testo a destra |
 |
Applica il colore di sfondo al controllo |
 |
Applica il colore al carattere |
 |
Applica il colore al bordo del controllo |
 |
Modifica lo spessore del bordo del controllo |
 |
Modifica l'aspetto del controllo (ombra, 3D, ecc) |
Attraverso questa barra, attivabile con il bottone 
, è
possibile inserire tutti i vari elementi che costituiscono una maschera.
 Per inserire un testo, per esempio un titolo, selezionare il
bottone  e
tracciare un rettangolo nel punto in cui si vuole inserire il testo. Se il
testo non è visibile occorre allargare la casella di
controllo. |
Una casella di testo normalmente fa riferimento ad un campo.
Il modo più semplice per inserire una casella di testo è utilizzare l'elenco
campi attivabile con il bottone 
A
questo punto si seleziona il campo e lo si trascina all'interno della
maschera
Non rimane che allineare opportunamente l'etichetta e la casella.
Un modo più complesso consiste nell'utilizzare il bottone 
. In
questo caso occorre dare un nome all'etichetta e collegare opportunamente la
casella di testo utilizzando la finestra proprietà attivabile con il bottone
. Utilizzando l'origine controllo si definisce quale campo dovrà essere
visualizzato nella casella.
Per inserire un immagine utilizzare il bottone 
.
Tracciare un rettangolo che conterrà l'immagine e selezionarla attraverso la
finestra inserisci immagine. Per attattare perfettamente il rettangolo
all'immagine selezionare Formato > Allinea > alla griglia.
Utilizzare rispettivamente i bottoni 
e 
tracciare.
Per semplificare il posizionamento e il ridimensionamento delle caselle di controllo si utilizzano gli strumenti di allineamento.
Una Query è una visualizzazione dei dati contenuti su una o più tabelle, filtrati e/o aggregati secondo vari criteri. La traduzione letterale sarebbe "interrogazione", infatti la query è il risultato di una domanda posta al database. esistono due tipi di query:
Access semplifica la costruzione delle query mediante la creazione guidata.
sposta un solo campo mentre il bottone li
sposta tutti. Proseguire con Avanti
I passi 1 e 2 sono i medesimi.
Con il bottone è
possibile modificare la struttura di una query. Appare la seguente videata:
Il riquadro in alto visualizza la tabella o le tabelle utilizzate nella query. Il riquadro in basso visualizza i campi nel seguente modo:
Una volta inseriti i dati nella struttura per vedere i risultati occorre fare
click sul bottone 
La query verrà impostata nel seguente modo
E il risultato sarà
Vedremo più avanti come ricavare la somma dei prezzi in base all'articolo. Per fare questo però ci occorrono più tabelle.
La nostra tabella articoli non è efficente. Il nome dell'articolo viene ripetuto più volte con i problemi già descritti all'inizio della trattazione.
Lo strumento analisi dei dati consente di creare tabelle secondarie collegate alla prima e di generare automaticamente una query per semplificare la selezione dei dati.
A questo punto viene visualizzata la query di selezione generata automaticamente per collegare le due nuove tabelle.
Passando in modalità struttura è possibile modificare la query.
Quando si lavora con un database grande conviene visualizzare tutte le
tabelle che lo costituiscono e le relazioni che ci sono tra i vari dati. Per
attivare la visualizzazione si fa click sul bottone relazioni 
. Il risultato è il seguente:
Come si può notare esiste un collegamento tra la tabella
T_NomeArticolo e T_Articoli. Questo collegamento si
chiama relazione. Il simbolo 
significa che più record nella tabella T_Articoli hanno un unica
corrispodenza in un record della tavella T_NomeArticolo. La
relazione è costruita attraverso il campo T_NomeArticoli_ID e il
campo IDArticolo. Quesuti campi contengono semplicemente dei
numeri e sono stati generati automaticamente attraverso lo strumento di analisi
delle tabelle.
Vedremo in seguito come creare relazioni tra altre tabelle.
Ora che sono state create due tabelle è possibile costruire la query per ricavare la somma dei prezzi per ogni articolo.
Si utilizza la creazione guidata della query.
Il risultato ottenuto è il seguente:
I prezzi in euro non sono soddisfacenti. Occorre modificare la struttura della query.
Selezionando la seconda colonna è possibile modificarne le proprietà in modo da inserire due cifre decimali nella visualizzazione della somma.
Per agire sulle prorietà del campo occorre premere il bottone 
. E'
anche possibile cambiare l'etichetta del campo in Totale: Prezzo in modo che nel
risultato compaia la scritta Totale.
Le query di riepilogo hanno in più la riga Formula. Serve a indicare con raggruppamento che non saranno visualizzati tutti i dati ma saranno raggruppati in base allo stesso nome. Somma sta a indicare che sul campo prezzo saranno sommati tutti gli importi.
La stessa query può essere modificata per sapere il prezzo più alto e più
basso di ogni articolo. Trascinando il campo prezzo dalla tabella sulla griglia
della query è possibile aggiungere altri due criteri.
Si aggiungono i nomi MAX:Prezzo e MIN:prezzo e nei campi formula si inserirsce rispettivamente MAX e MIN.
Indicare per entrambi i campi come proprietà formato:euro e
posizione decimali:2
Il risultato della query è il seguente:
Si potrà a questo punto salvare il risultato finale della query.
Si può costruire una query per la visualizzazione di un solo articolo. In questo caso si può procedere con la creazione in visualizzazione struttura.
. Il
risultato sarà il seguente: 
Per inserire un campo nella griglia si può
Per selezionare più campi contigui: si fa click sul primo e con il tasto MAIUSC premuto si fa click sull'ultimo.
Per selezionare più campi non contigui: si fa click sul primo e con il tasto CTRL premuto si fa click sugli altri campi.
Per portare tutti i campi nella griglia: basta fare doppio click sul nome della tabella.
Per selezionare campi da una tabella che non è visibile occorre selezionarla.
Facendo click sul bottone 
apparirà la seguente finestra che consente di scelgliere le tabelle da
aggiungere:
E' importante sapere che è possibile scrivere indifferentemente "Agrumi", "agrumi", "AGRUMI", nel criterio di ricerca. Access non fa differenza tra maiuscole e minuscole.
Per visualizzare articoli con nome "Agrumi" oppure "Prato" basta indicare il criterio "Prato" nella riga oppure
Il risultato sarà il seguente:
Per visualizzare articoli con prezzo maggiore a € 2,50 si aggiungerà il criterio >2,5 nelle righe Criteri e Oppure della colonna Prezzo in questo modo:
| Operatore | Significato | Esempio |
| "criterio" | si tratta di un testo | "Agrumi" |
| criterio | si tratta di un numero | 2 |
| #criterio# | si tratta di una data | #01/01/2002# |
| Operatore | Significato | Esempio |
| =valore | Uguale | =2 |
| >valore | Maggiore | >2 |
| >=valore | Maggiore o uguale | >=2 |
| <valore | Minore | <2 |
| <=valore |
Minore o uguale |
<=2 |
| <>valore | Diverso | <>2 |
| condizione1 and condizione2 |
Entrambe le condizioni |
>=#01/01/2001# AND |
| condizione1 or condizione2 | Almeno una condizione devono essere verificata |
"Agrumi" OR "Prato" |
| Not condizione | La condizione non deve essere verificata |
not "Prato" |
| Is Null | Il campo non contiene valori | |
| Between valore1 and valore2 |
I valori sono compresi tra valore1 e valore2 |
between 2 and 5 |
| Like "L*" | I valori iniziano con la lettera L | like "a*" |
| Like "*/mese/*" | Tutte le date iniziano nel mese | Like "*/03/*" |
Normalmente la query visualizza tutti i risultati ottenuti. Con la casella di riepilogo primi valori è possibile indicare:
 |
|
Supponiamo che i prezzi indicati nella tabella T_Articoli siano senza IVA (20%). Potremmo inserire una colonna colonna in cui scrivere il prezzo lordo ma questo non è conveniente per due ragioni:
Per fare questo ci occorre una query in cui calcolare il prezzo lordo.
Innanzitutto si definisce la query Q_Articoli che contiene codice, articolo, descrizione e prezzo:
Per inserire il prezzo Lordo si può utilizzare il generatore di
espressioni attivabile con il bottone: 
L'espressione da inserire è la seguente:
dove:
| Lordo | è il nome dell'etichetta del campo |
| [Prezzo] | fa riferimento al campo Prezzo |
| *1,2 | calcola e somma l'IVA del 20% |
In questo modo il prezzo lordo verrà calcolato correttamente. Dopo aver impostato il campo proprietà in modo da visualizzare il Formato Euro con due cifre decimali
Il risultato della query sarà il seguente:
Sono lo strumento per creare stampe di qualità. Tramite questo strumento si possono stampare elenchi, statistiche, grafici, raggruppare i dati con totali parziali scegliendo stili, caratteri, impaginazioni e così via.
Esistono tre modi per creare i report:
si
sceglie Report.
Il risultato finale è il seguente:
Nella visualizzazione del report, prima di essere stampato, sono disponibili i seguenti bottoni:
| Bottone | Significato |
 |
Passa alla visualizzazione struttura e Anteprima di stampa |
 |
Stampa il report |
 |
Zoom della pagina |
 |
Visualizzazione di una pagina, due pagine, più pagine (4 x 5 Max) |
 |
Viausaliizzione al 10%, 25%, 50%, 75%, 100%, 150%, 200% o adattata allo schermo (pagina intera) |
 |
Chiude la visualizzazione del report |
 |
Esporta il report in formato Word o Excel |
 |
Apre la finestra database |
|
Crea un nuovo oggetto database |
La visualizzazione della struttura consente di modificare il report creato automaticamente. Non solo, è anche un buon metodo per imparare a utilizzare questa modalità.
Come si vede sono presenti cinque aree:
Come si può notare alla fine della pagina sono presenti delle funzioni particolari. Vediamone il significato
| Funzione | Significato | Risultato |
| =Now() | Calcola la data corrente | lunedì 13 maggio 2002 |
| ="Pagina "&[Page]&" di "&[Pages] | indica il numero della pagina corrente [Page] e il numero di pagine totali [Pages] | Pagina 1 di 1 |
. In
questo caso è stato inserito il testo "Articoli", il tipo di carattere è stato
impostato Comic Sans MS a 24 punti in colore Blu. Per modificare
la dimensione della casella di testo si usa Formato > Dimensione > Al
contenuto.
. Si
selezionano tutti i campi facendo click sul primo e MAIUS + click
sull'ultimo, e si trascinano nell'area Corpo.
Se si prova il report con l'anteprima di stampa 
si
ottiene il seguente risultato:
Per spostare le etichette nella parte di Intestazione pagina utilizzare il
seguente metodo
posizionato sopra l'area corpo fino a 5,5 cm indicati sul righello di
sinistra
Il risultato finale della struttura del report sarà la seguente:
E l'anteprima di stampa sarà
Per la data e l'ora sono state inserite automaticamente la funzioni
| Funzione | Significato | Risultato |
| Format(Date();"Data breve") | Calcola la data corrente nel formato "Data Breve" | 13-mag-02 |
| Format(Time();"Ora breve 12h" | Calcola l'ora nel formato "Ora breve 12h" | 8:30 |
Vediamo come creare le relazioni fra tabelle. Per fare questo ci occorre definire una tabella T_Acquisti in cui inseriremo la data di acquisto e la quantità per ogni articolo. Per fare questo ci occorre modificare la tabella T_Articoli e creare un nuovo campo chiave IDCodice. Questo perchè se nella tabella T_Acquisti volessimo fare riferimento al codice dovremmo definire un campo di tipo testo come per T_Articoli con le conseguenze:
La tabella T_Articoli diventa
La nuova tabella T_Acquisti sarà invece:
Vediamo ora come creare il collegamento tra le due tabelle definendo la relazione.
NOTA: Una relazione può essere creata solo fra
due campi di identici tipi e dimensioni.
Per definire le relazioni occorre utilizzare il bottone 
.
Apparirà la seguente schermata:
. A
questo punto compare la finestra Mostra tabella 
Significa che un record in una tabella ha più corrispondenze in un'altra
tabella. Infatti possono essere fatti più acquisti con lo stesso codice
articolo. Per definizione la tabella T_Articoli si definisce
principale , mentre la tabella T_Acquisti viene definita
correlata. Il fatto che la relazione sia 1 a molti è dovuto anche dal fatto che
IDCodice è un campo chiave nella relazione
T_Articoli.
Significa che nel database non potranno esistere record orfani. In pratica Access fa in modo che nella tabella correlata non si creino record che non hanno corrispondenze con un record nella tabella principale. Non potrà esistere un acquisto che fa riferimento a un codice inesistente.
Se attivo significa che se si modifica il campo chiave nella tabella principale, i record associati nella tabella correlata verranno automaticamente modificati.
Se non è attivo impedisce l'operazione di modifica.
Se attivo significa che se si elimina il campo chiave nella tabella principale, i record associati nella tabella correlata verranno automaticamente eliminati.
Se non è attivo impedisce l'operazione di cancellazione.
Nell'esempio si è scelto di non eliminare gli articoli.
Quando si lavora con i campi chiave numerici diventa scomodo aprire una tabella, per esempio T_Articoli per sapere qual'e in numero IDCodice corrispondente per poi inserirlo nella tabella T_Acquisti. Per lavorare unicamente con i codici degli articoli bisogna utilizzare le ricerche che vengono definite nella struttura della tabella.
per
creare la query di ricerca. 
. Come
si noterà è semplice la scelta del codice articolo. 
Se si volesse vedere anche IDCodice occorrerebbe cambiare il numero di colonne e portarlo a 2
Questa tabella ha anche un campo data. Per questo è possibile impostare una query di riepilogo sulle date.
Il risultato della query è il seguente
Come si può notare c'è un raggruppamento per mesi ma questi ultimi non sono in ordine cronologico. Per creare un ordine occorre inserire nella query anche il campo data con criterio crescente e con Mostra disattivato.
Per le Note il sistema ha scelto di visualizzare la prima delle note con Primo.
Per il raggruppamento delle date è stata inserita la formula
Dal campo Data della tabella T_Acquisti la data viene rappresentata con anno e mese. Con questo valore viene costruito il raggruppamento
Per in campo anno la data viene trasformata in un numero: l'anno viene moltiplicato per 12 e a questo numero viene sommato il mese-1:
Per visualizzare la situazione per ese può essere opportuno visualizzare solo i dati seguenti:
Il risutato è il seguente
Perchè tutto questo funzioni correttamente il campo Data nella tabella T_Acquisti deve essere indicizzato
Servono a tenere la tabella ordinata. Un indice è una piccola tabella sempre ordinata costituita da riferimenti ai record della tabella principale. Questa tecnica permette di poter ordinare la tabella secondo vari criteri. Nel caso della tabella T_Acquisti le ricerce possono essere fatte per data o per Articolo. Costruire un indice su questi campi semplifica la ricerca dei record.
Per creare un indice si lavora in modalità struttura con la tabella
Nel caso della data i duplicati sono ammessi: più acquisti possono essere fatti nella stessa data.
Se un indice non ammette duplicati, per esempio il codice articolo, il sistema garantisce che non possano esserci due valori uguali.
NOTA: Per ogni record inserito, modificato,
cancellato, gli indici devono essere aggiornati. E per questo che per evitare
rallentamenti nell'utilizzo del database l'uso degli indici deve essere fatto
con cura.
Si costruisce la query Q_TotaleAcquisti definita come
segue:
Il risultato della query è il seguente:
Vogliamo costruire ora una maschera M_TotaleAcquisti per visualizzare il risultato della query e fare una somma di tutto quello che è stato acquistato.
si
crea una casella di testo con il bottone 
.
si imposta l'origine del controllo al valore
La maschera visualizzata è :
Quando due o più tabelle sono collegate tramite una relazione si possono utilizzare i folgi secondari. Avendo colledato la tabella degli acquisti agli articoli, ogni volta che si apre la T_Articoli appare la seguente schermata:
Il segno 
che
compare a sinistra significa che facendovi è possibile espandere il foglio
associato:
Facendo click sul segno meno il foglio associato verrà chiuso.
Utilizzando una maschera è possibile rappresentare questi dati un un formato più semplice: per ogni articolo si avrà il dettaglio degli acquisti.
Il risultato, è come sempre, da sistemare in modalità struttura
Agendo opportunamente sui vari campi la maschera può diventare:
E verrà visualizzata come
E' possibile aggiungere la somma delle quantità acquistate inserendo un totale nella sottomaschera. per fare questo occorre
Volgiamo ilserire il totale acquistato dato dal totale moltiplicato per il prezzo.
Si può eliminare la barra di scorrimento orizzontale della sottomaschera. Per fare questo occorre lavorare con la sottomaschera visualizzata dalla maschera M_Articoli.
La barra verticale consente di scorrere l'elenco di più acquisti.
Se la maschera M_Articoli deve essere utilizzata solo per inserire gli acquisti, bisogna evitare che l'utente possa modificare il codice, la descrizione, l'Articolo, il Prezzo e il Totale Acquistato. In questo caso bisogna impostare nella finestra proprietà, scheda Dati:
E' importante l'ordine in cui dare queste due impostazioni.
In questo modo non è possibile modificare questi campi utilizzando la maschera M_Articoli. Può per questo scopo essere creata un'altra maschera per modificare tutti i dati relativi ai singoli articoli.
Vogliamo inserire le stesse informazioni della maschera M_Articoli in un report. In questo modo verrà visualizzato il dettaglio di tutto ciò che è stato acquistato.
Per ogni articolo compare il dettaglio di ciò che è stato acquistato. Utilizzando la modalità struttura è possibile migliorare il report.
Come per la maschera si vuole inserire il tiotale acquistato.
una
casella di testo. Si inserisce l'etichetta Totale
Per inserire il totale acquistato occorre anche qui inserire una nuova casella di testo
| Tasto | Significato |
| MAIUSC + F2 | finestra di zoom |
Scritto da Dott. Silvio Crispiatico per la "Città della Luce"
Copyright © "La Città della Luce"
Ultima versione ipertestuale
disponibile su http://www.centroreiki.org/abaco/manuali
La copia letterale e integrale e la distribuzione sono permesse con qualsiasi mezzo a condizione che questa nota sia riportata
Filtro in base a selezione
Filtro in base a maschera
il cursore 
che compare nell'angolo in alto a sinistra consente di agire solo su una
parte del controllo (etichetta / valore)