I dati inseriti in Excel sono organizzati in Cartelle di lavoro a loro volta suddivise in Fogli elettronici. I fogli sono formati da celle disposte per righe e colonne identificate da lettere (colonne) e numeri (righe). Quando una cella è selezionata il bordo è contornato e le lettere e i numeri sono in grassetto.
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Con Excel siamo sempre in una delle seguenti modalità:
Per selezionare una cella basta fare un click sopra. È importante che
spostandosi con il mouse compaia una croce 
Per selezionarne più celle
si fa click sulla prima e tenendo premuto il tasto di sinistra e ci si
sposta:
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Selezione di un intervallo di celle.
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Selezione di una colonna
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Selezione di una riga
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Selezione di tutta la tabella
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Per selezionare più celle non contigue si usa contemporaneamente il tasto CTRL + Click con il mouse
Quando si inserisce un valore in una cella questo compare nella barra della formula
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Per confermare l'immissione dei dati si può:
In questo
modo si rimane nella stessa cella.
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Una cella può anche avere un nome utilizzando l'apposita casella Nome.
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In una cella possono essere immessi:
Come già visto in Word una volta selezionata una cella (o più celle) è possibile modificare il tipo di formattazione:
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Tipo di carattere |
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Dimensione Carattere |
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Grasetto |
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Corsivo |
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Sottolineato |
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Bordi |
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Colore Riempimento |
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Colore Carattere |
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Come in Word è possibile cambiare il formato dei caratteri utilizzando una finestra che è selezionata con Formato > Celle e la Scheda Carattere. |
Quando un testo e molto lungo o un numero ha molte cifre occorre allargare le colonne.
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Per allargare le colonne occorre posizionarsi nella zona
grigia dove ci sono le lettere. Quando compare il cursore con la doppia freccia  fare doppio click e la colonna si adatta alla lunghezza
ottimale |
Molte delle funzioni viste in Word sono applicabili anche in Excel:
Normalmente lavorando con Excel ci si trova in modalità navigazione. Per modificare il contenuto di una cella, una volta posizionati, si può utilizzare uno dei seguenti modi:
 uso della barra della formula |
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Il contenuto di una cella varia:
ella barra della formula
Se non si vuole cambiare il contenuto di una cella prima di aver confermato
nella
barra della formulaOltre ad utilizzare il metodo di Taglie e Incolla è possibile spostare le celle selezionate trascinandole:
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In questo caso occorre schiacciare e tenere premuto sulla
"cornice" nera delle celle selezionate. Mentre ci si sposta la cornice grigia indica il punto in cui saranno inserite le celle. |
Per cancellare il contenuto di una cella si usa semplicemente Canc. Se per esempio la cella era in grassetto, questo attributo rimane anche dopo la cancellazione. Per cancellare "tutto" occorre selezionare Modifica > Cancella > Tutto.
Per cancellare il contenuto delle celle un modo molto comodo è quello di cancellare direttamente le righe o le colonne.
Le celle possono contenere vari tipi di dati. A seconda del dato è possibile cambiarne la rappresentazione. Per Es. la data può essere rappresentata come 26/02/1995 oppure 26 Febbraio 1995.
La scelta di come visualizzare avviene selezionando Formato >
Celle.
La Categoria permette di scegliere:
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Per inserire i numeri preceduti dallo "0", caso tipico dei codici postale di
Roma ("00100") occorre fare precedere il numero da un apostrofo.
'00100 sarà scritto come 00100 mentre
00100 è riconosciuto come il numero 100.
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Per andare a capo nella stessa cella basta premere ALT +
INVIO. Per fare in modo che questo avvenga automaticamente si seleziona Formato > Celle > Allineamento e si fa click su testo a capo |
Excel consente facilmente di riempire le celle utilizzando le serie. Se si vogliono scrivere i giorni della settimana su una colonna basterà:
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Questo è possibile anche per le righe, in questo caso ci si sposta in orizzontale.
La serie:
· Aumenta - andando in basso/ a destra
·
Diminuisce - andando in alto/ a sinistra
Le serie già impostate sono
· Giorni della settimana (lunedì,…;
lun, …)
· Mesi (gennaio,…)
· Date: basta scrivere la data e
trascinare.
Per creare serie di numeri occorre lavorare con un intervallo di due celle.
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Per avere i numeri dispari 1. Scrivere 1 e nella cella sotto 3. 2. A questo punto selezionare entrambe le celle 3. Facendo click sul bottone nero (quando compare la croce nera  ) si
trascina in basso |
Le formule consentono di eseguire una serie di operazioni sulle celle, dalla semplice somma fino a funzioni complesse. Una formula è costituita da due elementi
Le formule iniziano sempre con il segno di uguale =
Se volgiamo visualizzare nella cella B1 quello che è inserito nella cella A1 basterà
Ciò che sarà visualizzato nella cella B1 varierà a seconda del contenuto della cella A1
Le formule più complesse richiedono l'uso di operatori aritmetici. Ecco un elenco di quelli disponibili:
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Operatore |
Significato |
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+ |
Addizione |
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- |
Sottrazione |
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* |
Moltiplicazione |
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/ |
Divisione |
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% |
Percentuale |
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^ |
Elevamento a potenza |
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& |
Concatena testi |
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La formula =B2+(B2*20%) calcola il 20% del contenuto della cella B2 e lo somma. |
Per eseguire automaticamente la somma su un gruppo di celle si
utilizzerà il bottone somma automatica
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Le formule sono caratterizzade da avere un nome e una serie di argomenti (anche nessuno).
Gli argomenti sono separati da punto e virgola. Quando l'argomento è un intervallo di celle, viene usata al sintassi prima_cella:ultima_cella. Nell'esempio della somma A1:A5 significa sommare tutte le celle comprese da A1 ad A5
Con Excel è facile creare una rubrica. Vedremo come è anche semplice
ordinarla e fare altre operazioni. E' comodo e conveniente scrivere gli elementi
(campi) che costituiscono il database nella prima riga
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Per ordinare la tabella è comodo fare click sulla cella A1 oppure la
si seleziona.
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L'ordinamento delle celle è anche possibile con i bottoni Ordinamento crescente e Ordinamento decrescente. In questo caso è importate selezionare attentamente l'area su cui eseguire l'ordinamento altrimenti verranno ordinate solo una parte delle celle. |
E' possibile impostare la pagina sia da File > Imposta Pagina che dall'anteprima di stampa agendo sul bottone Imposta. Le varie schede consentono di effettuare le seguenti modifiche:
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Pagina
Oltre a modificare l'orientamento è molto comodo utilizzare
l'Adatta
Quando una tabella non ci sta su un foglio è possibile ridurla
adattandola a una pagina di altezza e una di larghezza.
Margini
Oltre a modificare tutti i margini è possibile centrare
orizzontalmente e verticalmente la pagina rispetto al foglio.
Foglio
Una opzione molto utile in questo menù è griglia che
permetterà di stampare i dati con una griglia grigia.
Intestazione e piè di pagina
Il bottone personalizza l'intestazione
permette di lavorare sull'intestazione del documento. Le finestre A
Sinistra, In Centro, e A Destra consentono di scrivere nei
vari punti dell'intestazione.
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Utilizzando i seguenti bottoni è possibile inserire:
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Con questo bottone, una volta selezionato il testo, è possibile modificarne il formato |
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Numero di Pagina |
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Numero Totale di Pagine |
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Data |
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Ora |
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Il nome del file |
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Il nome della scheda |
Il bottone personalizza piè di pagina lavora nello stesso modo.
Normalmente quando si stampa viene selezionate le celle da A1 fino alla cella più in basso a destra che contiene dati. E' possibile cambiare l'area di stampa selezionando File > Area di stampa > Imposta Area di stampa.
Un'altra tecnica per non stampare delle righe o delle colonne è quella di nasconderle. In questo caso una volta selezionate le righe (o colonne) da non stampare dare il comando Formato > Riga > Nascondi. Le Righe o colonne nascoste potranno riapparire selezionando tutta la tabella e agendo con Formato > Riga > Scopri.
Nelle formule in Excel, quando indichiamo una cella automaticamente utilizziamo un riferimento relativo. Questo ci permette di creare rapidamente delle tabelle. In alcuni casi occorre però utilizzare i riferimenti misti ed assoluti:
Varia secondo il punto in cui è copiata la formula.
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Nella tabella sono state inserite le seguenti formule
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Queste formule sono relative, infatti, se abbiamo più articoli possiamo selezionare le formule e trascinarle in modo da non doverle riscrivere:
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Le formule che sono riportate nelle altre celle sono corrette. Nella cella
C4 avremo, infatti, =B4*20% quindi automaticamente B2 è
stato trasformato in B4
Questo avviene perché si può immaginare che nella cella C2 invece che "B2" ci sia stato scritto "la cella immediatamente a sinistra".
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Questa informazione è relativa alla cella in cui mi trovo. Quando si copia nelle altre celle questa formula, automaticamente Excel la traduce con il riferimento reale alla cella da utilizzare (lettera e numero).
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Si riferisce sempre alla stessa cella indipendentemente dall'area del foglio di lavoro in cui sarà copiata o incollata la formula.
Nell'esempio precedente il valore 20% era scritto in ogni cella della colonna C. Se questo valore dovesse cambiare saremmo costretti a riscrivere tutte le formule.
L'ideale è scrivere questo valore in una cella particolare e fare sempre
riferimento a questa.
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La formula =B3*C1 però non funziona correttamente. Appena
trasciniamo in giù la cella C3 otteniamo delle formule errate:
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Nella cella C4 la formula è errata perché fa riferimento alla cella C2 e non alla cella C1 (20%). Questo perché nella formula contenuta in C3 c'è scritto = B3*C1 "moltiplica per il contenuto della cella che si trova due passi sopra" cioè C1.
Per fissare la cella C1 dobbiamo utilizzare il riferimento assoluto che si ottiene inserendo il carattere "$".
La formula corretta da inserire in C3 diventa =B3*$C$1. Se trasciniamo questa formula otteniamo risultati corretti.
La formula nella cella C5 è corretta perché fa riferimento alla cella C1.
Sono riferimenti in cui una parte dell'informazione è relativa mentre l'altra
è assoluta.
ES C$1. La colonna C è relativa (e quindi varia se trascino la
formula) la riga 1 è fissa.
Volgiamo calcolare il prezzo degli articoli in base alle valute indicando
nella prima riga il cambio odierno.
La formula =B3*C$1 in questo caso non è corretta perché vale solo per
la colonna C. Infatti, se copiassimo questa formula sulle altre celle
continueremo ad utilizzare il cambio del Dollaro, (C1) e non
utilizzeremmo più i dati nella colonna B
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La formula corretta da inserire è invece =$B3/C$1. In questo modo copiando la formula su tutte le celle ottengo dei valori corretti:
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= |
$B | 3/C | $1 | |
| Colonna Assoluta |
Riga Assoluta | |||
Un elenco o rubrica può essere facilmente gestito da Excel. Normalmente un elenco di dati è definito database.
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Definizioni | |
| Database | Elenco |
| Campo | Colonne dell'elenco |
| Nome del Campo | Etichette di colonna dell'elenco |
| Record | Ciascuna riga dell'elenco |
Nel database d'esempio abbiamo i campi:
N, Nome, Via, Cap, Città, Pr, Tel,
Data, Importo
| Nome | Via | CAP | Città | PR | Tel | Data |
Importo |
| A.S. Ticinia Robecchetto | Via Ugo Foscolo, 12 | 20020 | Robecchetto Con Induno | MI | 0331 876508 | 27/04/2000 |
175,15 |
| Abaco Francesco | Via Valcamonica, 13 | 21100 | Varese | VA | 0332 334495 | 10/03/2000 |
554,83 |
| Abate Nicola | Piazza Del Popolo, 4/9 | 20020 | Robecchetto Con Induno | MI | 0331 875913 | 06/04/2000 |
470,96 |
| Abate Prof. Pietro | Via Majella, 36 | 21100 | Varese | VA | 0332 333231 | 05/04/2000 |
397,95 |
Con i filtri è possibile selezionare solo una parte dei dati nell'elenco. Il vantaggio è di poter visualizzare ed eventualmente stampare solo quei dati che rispondono ad un preciso criterio.
Una volta attivato il filtro compaiono dei bottoni in corrispondenza dei campi del database:
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Nella figura è stato fatto click sul bottone in corrispondenza a Città. Facendo click su Turbigo si selezioneranno tutti i record di Turbigo.
Per disattivare il filtro si seleziona ancora Dati > Filtro > Filtro automatico.
Una volta fatto click su un bottone si può scegliere:
E' possibile personalizzare la ricerca dei record:
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Le scelte possibili sono:
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Nel database d'esempio se volessimo selezionare tutte le persone di nome Anna potremmo utilizzate contiene Anna (verrebbero trovate anche le persone di nome Annalisa).
La personalizzazione permette anche di utilizzare un secondo criterio.
·
AND significa che anche il secondo criterio deve essere valido
·
OR basta che uno dei due criteri sia valido.
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Quando si visualizza un database di grandi dimensioni può essere difficile
scorrerne il contenuto perché i nomi dei campi e i nomi sulle colonne
scompaiono.
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Per fare in modo che la riga d'intestazione e le colonne contenenti Nome e Cognome siano sempre visibili si utilizza blocca riquadri.
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Nell'esempio è stata selezionata la cella E2 e poi dato il comando
blocca riquadri. In questo modo la prima riga e le colonne A, B, C e
D sono sempre visibili.
NOTA Questo non è riportato nella
stampa.
Per rimuovere le righe e colonne bloccate basta selezionare Finestra > Sblocca riquadri
Quando si stampa un documento Excel può esserci l'esigenza di nascondere
delle righe o colonne. Sarà illustrato il procedimento per nascondere e scoprire
le colonne. Questo procedimento è simile per le righe. E' inoltre possibile
nascondere più righe/colonne anche separate (ES colonna B, E, F …)
Nel
Database d'esempio non si vuole stampare la colonna St contenete
l'informazione "stampa il record" tramite il procedimento stampa e
unione di Word.
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Ora la colonna è nascosta
Ora la colonna è riapparsa
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Se l'esigenza è di stampare solo una pozione di tabella può essere utile utilizzare Area di Stampa.
Per verificare la correttezza dell'area bisogna andare in Anteprima di
stampa.
L'area di stampa impostata è memorizzata quando salviamo il documento Excel.
Per eliminare l'area di stampa impostata bisogna:
Selezionare File >
Area di Stampa > Cancella Area di Stampa
NOTA: Per visualizzare l'area di stampa, utilizzare Visualizza >Anteprima interruzioni di stampa.
Quando si stampa un database di grandi dimensioni nelle pagine successive
alla prima non appare la riga (righe) d'intestazione. Per fare in modo che
questa riga appaia (ed eventualmente anche le colonne) occorre procedere come
segue:
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in modo da visualizzare
completamente il foglio di Excel.
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per chiudere la finestra
righe da ripetere in alto e ritornare nella finestra Imposta pagina.
Ora durante la stampa in tutti i fogli comparirà sempre la prima riga.
Il procedimento può essere applicato a più righe ed anche alle colonne.
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I grafici prodotti da Excel sono fondamentalmente di due tipi
Excel consente facilmente di creare i grafici utilizzando lo strumento
autocomposizione grafico 
. I passi da
seguire sono i seguenti:
| 1985 | 1985 | 1985 | |
| Gennaio | 52 | 43 | 95 |
| Febbraio | 7 | 44 | 34 |
| Marzo | 78 | 52 | 35 |
| Aprile | 70 | 94 | 64 |
| Maggio | 26 | 75 | 67 |
NOTA: non includere nella selezione dei dati righe e colonne vuote, né celle con dei totali. Per selezionae intervalli di celle discontinui occorre mantenere premuto il tasto CTRL.
Selezionare Inserisci > Grafico oppure il bottone autocomposizione grafico.
Nel Primo passaggio scegliere il tipo di grafico a seconda dell'area
dei dati scelta.
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È possibile avere un'anteprima del grafico tenendo premuto il bottone evidenziato in rosso.
Premere Avanti per continuare
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È possibile variare l'intervallo facendo click sull'intervallo dati e
selezionando l'area che interessa sul grafico. Aree non adiacenti possono
essere selezionate premendo contemporaneamente CTRL mentre si
selezionano le aree successive.
La serie dei dati può
essere disposta per righe o per colonne.
La scheda Serie permette di precisare ulteriormente i nomi e i
valori delle singole serie di dati. Questo serve se i dati utilizzati per
costruire il grafico non sono contenuti nella stessa area selezionata nel
passo uno (caso poco frequente).
Il risultato del grafico varia a
seconda della scelta come visualizzato sotto con il grafico per
Istogramma:
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Per Colonne |
Per
Righe |
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Premere Avanti per continuare.
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Inoltre in
Premere Avanti per continuare
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Qui il grafico è stato inserito all'interno dello stesso foglio.
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La barra degli strumenti grafico consente facilmente di modificare le opzione
dei grafici. Si attiva selezionando Visualizza > Barre degli strumenti
> Grafico.
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Formato oggetto selezionato |
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Tipo di grafico |
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Legenda |
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Tabella dati |
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Per Riga |
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Per Colonna |
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Inclina Testo in Basso |
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Inclina Testo in Alto |
È possibile selezionare e modificare i singoli elementi che compongono il grafico come testi, griglie, ombreggiatura, colori ecc. Per poter modificare un elemento è sufficiente fare un doppio click nei punti:
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ogni elemento può essere selezionato con un doppio click
Scritto da Dott. Silvio Crispiatico per la "Città della Luce"
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